Automation wird meist als Technikthema verkauft. Sie ist aber vor allem eine Rechenaufgabe, und die kann man vorher machen. Genau das sollten Sie verlangen, bevor jemand etwas baut.
Die Rechnung, die vorher stehen muss
Nehmen Sie eine konkrete Aufgabe und beantworten Sie vier Fragen: Wie oft kommt sie vor? Wie lange dauert sie? Wer macht sie? Was kostet diese Person pro Stunde? Daraus ergibt sich der Jahreswert. Diesem Wert stellen Sie die einmaligen Baukosten und die laufenden Gebühren gegenüber. Wenn sich das nicht binnen rund zwölf Monaten trägt, lassen Sie es — es gibt fast immer einen besseren Kandidaten.
Woran Sie gute Kandidaten erkennen
- Daten werden von einem System ins nächste abgetippt.
- Anfragen bleiben liegen, weil niemand feste Zuständigkeit hat.
- Angebote und Rechnungen entstehen jedes Mal von Hand aus derselben Vorlage.
- Nachgefasst wird dann, wenn jemand zufällig daran denkt.
- Termine werden manuell bestätigt und manuell erinnert.
Allen gemeinsam: Sie folgen Regeln. Genau das ist die Trennlinie. Was Urteilsvermögen braucht — ein schwieriges Kundengespräch, eine Preisentscheidung, eine Einschätzung — bleibt beim Menschen und soll dort bleiben.
Woran Automationen in der Praxis scheitern
- Sie automatisieren einen kaputten Prozess. Dann läuft der Unsinn nur schneller. Erst aufräumen, dann automatisieren.
- Niemand merkt, wenn sie ausfällt. Ohne Fehlerbehandlung und aktive Benachrichtigung fällt der Ausfall erst Wochen später am fehlenden Ergebnis auf.
- Sie hängt an einer Person. Wenn nur einer weiß, wie sie funktioniert, haben Sie ein Risiko gebaut, keine Entlastung.
- Sie wird scharf geschaltet, bevor sie sich bewährt hat. Erst parallel zum bestehenden Ablauf laufen lassen, dann umstellen.
Was Sie dabei nicht vergessen dürfen
Sobald personenbezogene Daten automatisiert zwischen Systemen fließen, ist das ein Datenschutzthema — Verarbeitungsverzeichnis, Auftragsverarbeitung, Speicherfristen. Das ist kein Grund, es zu lassen, aber ein Grund, es sauber zu machen. Und noch etwas: Automation entfernt in aller Regel die stumpfe Arbeit, nicht die Menschen. In den meisten Betrieben ist nicht zu wenig zu tun, sondern zu wenig Zeit für das, was zählt.